Pianificazione produzione Excel?
Arma a doppio taglio

Quando un imprenditore, un direttore di produzione o responsabile di gestione logistica arrivano a pensare alla pianificazione della produzione su Excel generalmente è un buon segno.

Data la richiesta in forte aumento e la complessità del lavoro di tutti i reparti coinvolti, i sistemi tradizionali cartacei non bastano più ed implementare una gestione produzione Excel è di fondamentale importanza.

Excel è il foglio bianco da cui molti partono per definire uno strumento di immediato utilizzo, ma l’urgenza dettata dal momento non lascia spazio a ragionamenti di progettazione troppo articolati.

Se a questo aspetto aggiungiamo il fatto che quasi sempre altre figure in azienda prendono spunto da questa prima applicazione della programmazione produzione excel e cominciano a generare altri strumenti per svolgere compiti simili o addirittura uguali, è chiaro che si entra in una spirale di inefficienza che pare non abbia via di uscita.

Perchè la pianificazione produzione Excel non può funzionare?

Cerchiamo di capire quali sono i limiti nell’utilizzo di Excel come strumento di programmazione o schedulazione della produzione.

Per farlo illustriamo il caso di un nostro cliente, Baldini Group, che sta facendo con noi un processo di trasformazione digitale per passare da una serie di file excel complessi ed articolati ad un vero e proprio sistema informatico per la pianificazione.

Il caso Baldini Group

Baldini Group opera nel settore del noleggio di autogrù e piattaforme aeree, dei trasporti eccezionali, dei mezzi per attività di sollevamento e movimentazione, del Soccorso Stradale, dell’autodemolizione e della pulizia delle strade.

Nel corso del 2021 è nata la necessità di creare un percorso di crescita digitale nell’area in cui opera, in particolare quella dedicata al noleggio di autogrù e piattaforme aeree e ai trasporti eccezionali, un business che porta avanti sia con mezzi di proprietà e addetti interni all’azienda, che avvalendosi di collaborazioni esterne.

Il business, che ha visto una crescita molto veloce negli ultimi anni, coinvolge oggi 5 sedi operative, più di 100 operatori ed è attivo con la formula 24/7.

Quello che inizialmente era un file excel sufficiente a gestire la pianificazione di mezzi e persone, è presto diventato un metodo incompleto, generando anche elevato stress ai componenti della squadra – sia tecnica che operativa – nell’organizzazione delle attività, mantenendo la qualità del servizio che ci ha sempre contraddistinto.

La situazione iniziale

Il quadro che ci siamo trovati ad affrontare al primo approccio con il cliente mostrava una situazione molto complessa e caotica.

La pianificazione Excel prevedeva un file al mese composto a sua volta da un foglio per ciascun giorno, contenente

  • Anagrafiche mezzi e persone
  • Dati relativi a mezzi, cantieri, clienti
  • I lavori previsti per quel giorno

Le criticità della pianificazione produzione Excel di Baldini Group

La figura sopra rappresenta molto bene i punti deboli del sistema e mostra la situazione caotica generata dalla necessità dello scambio di informazioni tra i diversi «attori» senza uno standard.

A questo dobbiamo aggiungere anche i limiti intrinsechi dello strumento Excel cioè:

  • Mole di informazioni destrutturate: i dati possono essere duplicati o cancellati senza che l’utente se ne accorga e l’integrazione tra i dati dei diversi file non è gestita.
  • Elevata possibilità di perdita di dati: la cancellazione di una cella o di un intero file sono all’ordine del giorno e il sistema non offre garanzie sulla coerenza e il backup dei dati

Cosa utilizzare al posto di Excel?

Per un’azienda abituata alla pianificazione produzione su Excel non è mai semplice abbandonare uno strumento, che pur nei livelli di complessità gestionale raggiunti, presenta sempre invitanti (ma solo apparenti) vantaggi di flessibilità.

La soluzione proposta a Baldini Group da utilizzare al posto di Excel ha previsto un sistema informativo centralizzato che potesse soddisfare alcuni requisiti fondamentali:

  • Centralizzazione delle informazioni: un contenitore unico, sicuro ed affidabile per tutte le informazioni del processo.
  • Sicurezza dei dati: i dati vengono salvati su un database che ne garantisce l’integrità. L’accesso ai dati è regolato tramite credenziali gestite dal sistema.
  • Accessibilità: ogni stakeholder e utente accede direttamente al sistema per i dati di propria competenza.
  • Scadenze: i dati gestiti all’interno del database costituiscono la base per tenere sotto controllo tutte le date di scadenza e rinnovo.
  • Certificazioni di qualità: il sistema costruito su misura è in linea con le certificazioni di qualità dell’azienda: ISO 9001, ISO 45001 e ISO 14001.
  • Integrazione dati a livello aziendale: non più strumenti sparsi e disgiunti ma dati che sono in relazione tra loro, disponibili per le diverse funzioni.
cosa utilizzare al posto di excel

La transizione verso un sistema di gestione delle informazioni digitali più strutturato e affidabile è un percorso che richiede un investimento da parte dell’azienda non solo dal punto di vista economico, ma anche di tempo e impegno da parte delle figure manageriali e operative coinvolte nelle attività quotidiane.

Alla fine ce l’abbiamo fatta?

Certo! Attraverso un percorso su misura al quale ha partecipato l’azienda in modo attivo con “tappe” che hanno rappresentato da subito valore aggiunto per il cliente, ed un confronto continuo.

Vogliamo essere molto sinceri nel nostro racconto: non è andato sempre tutto liscio!
L’introduzione di uno strumento digitale che entra nei processi di un’azienda richiede una grande propensione al cambiamento da parte di tutti gli utenti.

Servono capacità di adattamento, apertura e disponibilità a fare le cose in modo diverso, voglia di ascoltare e condividere.
C’è chi sale a bordo subito, collabora ed è parte attiva del progetto, ci sono persone che preferiscono avvicinarsi con calma e a piccoli passi, e infine ci sono i detrattori che cercano di resistere al nuovo modo di lavorare.

Fondamentale è il sostegno dell’azienda che in Baldini non è mai mancato da parte dei responsabili dell’azienda e che è stato confermato dalle parole della titolare Barbara Baldini che ha dichiarato:

“L’investimento nel Gestionale che digitalizza i processi della Baldini Campedelli per i servizi di noleggio e trasporto, rappresenta la direzione che l’azienda ha intrapreso e che intende portare avanti nel prossimo futuro.”

In conclusione, se anche tu hai pensato alla pianificazione produzione Excel come soluzione alle crescenti inefficienze che affliggono i tuoi processi, fermati e contattaci per una chiacchierata informale: potrebbero aprirsi orizzonti per la tua azienda  che fino a poco tempo fa non pensavi realizzabili.

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