Le fasi del processo di digitalizzazione e il ruolo dello strumento software.

Il processo di digitalizzazione di un’azienda non parte con la scelta di uno strumento software. Questo è l’errore più comune che tanti imprenditori commettono nel tentativo di fare il salto di qualità nella gestione della propria impresa. 

Il presupposto per l’avviamento di un efficace processo di digitalizzazione in azienda: un obiettivo chiaro.

Il fabbisogno di trasformazione digitale in una PMI deriva solitamente da diverse fonti: può essere una problematica operativa che si manifesta in termini di inefficienza, un’istituzione che impone nuove regole (es. fatturazione elettronica) o anche un desiderio dell’imprenditore stesso di dare una svolta ai metodi di gestione della sua attività.

processo di digitalizzazione

Qualunque sia la fonte del fabbisogno, raramente l’azienda (soprattutto se piccola) ha al suo interno le competenze da mettere in campo per soddisfarlo,a meno che non ritenga gli strumenti del pacchetto Office sufficienti per digitalizzare l’azienda.

A prescindere però dal percorso che l’imprenditore deciderà di compiere, il punto di partenza fondamentale è la definizione dell’obiettivo e l’ampiezza della sua visione in termini di digitalizzazione. 

Non importa se ci si limita all’automazione di una singola attività o si desidera l’implementazione di un intero ERP: ogni obiettivo, seppur piccolo, porta con sé una serie di implicazioni in termini di risorse da mettere in campo, che siano umane o economiche, che vanno a influire direttamente sulla strategia che si andrà ad implementare per raggiungerlo.

È un po’ come quando vogliamo intraprendere un viaggio. Prima di partire dobbiamo definire la meta: in base a questa potremo definire il budget economico e il tempo che vogliamo dedicare a questa avventura, e penseremo anche con chi desideriamo vivere questo viaggio. Tutti questi fattori, e molti altri, influenzeranno senza dubbio il “mezzo” che utilizzeremo per raggiungere la nostra meta.

Ogni viaggio che si rispetti implica una certa dose di rischio e raramente va tutto liscio: meglio pianificheremo tutti gli aspetti, minore sarà l’impatto di eventuali imprevisti.

Pianificazione, analisi e strategia: i primi passi per un progetto di digitalizzazione di successo.

Un progetto di digitalizzazione di un’azienda può anche partire con un piccolo passo, contemplando poche attività che possano beneficiare in buona misura di un’automazione, ma in ogni caso deve passare attraverso alcune fasi preliminari che poco hanno a che vedere con strumenti software.

  1. Pianificazione. Parliamo di quella fase, successiva alla definizione dell’obiettivo di progetto, che mette sul tavolo le risorse disponibili: tempo, persone, budget economico. Tutto deve essere parametrato in base all’entità dell’obiettivo che ci si è posti.
  2. Analisi. È una delle parti più corpose: analisi dei processi aziendali che saranno coinvolti nel progetto, ascoltando le persone che li vivono e su cui lavorano quotidianamente, fonte preziosissima di informazioni e spesso di consigli su come questi processi possono essere migliorati.
  3. Strategia. Una volta che sono statidefiniti i perimetriall’interno dei quali ci si può muovere (pianificazione) e definito il quadro dei processi aziendali (analisi), è ora di definire il piano d’azione perraggiungere il nostro obiettivo. 

Ma non è ancora il momento di parlare di software.

L’ottimizzazione dei processi aziendali per preparare il terreno alla digitalizzazione.

Quando si affronta una fase di mappatura e analisi dei processi in azienda, è abbastanza naturale che emergano criticità o aspetti di gestione che possono (e devono) essere migliorati, ottimizzati o efficientati prima di qualsiasi intento di digitalizzazione di qualsivoglia attività: automatizzare un’attività inefficiente non solo risulterebbe più oneroso in termini economici, ma andrebbe ad appesantire ulteriormente il processo che ci illudevamo di migliorare, con risultati deludenti per le persone che ci lavorano e conseguente rischio di fallimento dell’intero progetto.

L’ottimizzazione dei processi aziendali, se condotta in modo efficace e in modo inclusivo, porta solitamente in azienda nuova consapevolezza su quanto margine di miglioramento è possibile ottenere ancor prima di digitalizzare le attività e i processi di gestione.

automazione processi aziendali

Lo strumento software, il booster del nuovo assetto aziendale.

Abbiamo definito l’obiettivo, mappato e ottimizzato i processi: è arrivato il momento di automatizzare. 

L’automazione di processi aziendali passa attraverso la scelta e la corretta gestione degli strumenti digitali, che si tratti di adattamento degli strumenti software già in uso in azienda o, se la visione dell’imprenditore è più ampia e a lungo periodo, dell’implementazione di un nuovo software gestionale.

Ora chiedetevi: può un software commerciale, pur sviluppato da un brand blasonato, riuscire ad adattarsi a quanto avete definito nelle fasi precedenti? Se si, a quale costo (non solo economico) e con quale risultato? 

Siete disposti a scendere a compromessi adattando i processi dell’azienda (che avete appena terminato di definire ed ottimizzare per le vostre esigenze) a quanto serve per far funzionare il prodotto preconfezionato?

Se la risposta è si non preoccupatevi, siete in buona compagnia di molte aziende che lo hanno fatto, o piuttosto stanno ancora cercando di far si che funzioni.

Ritornando al pensiero con cui ho iniziato questo articolo, se volete fare un vero percorso di crescita digitale della vostra azienda (strumenti, prodotti, processi e persone) dovete partire dalla consapevolezza che non esiste la bacchetta (o il software) magico che farà il lavoro al posto vostro.

Servono impegno, lungimiranza, coraggio e predisposizione alla fatica per decidere di partire per un viaggio che passando attraverso la scoperta di chi siete ora vi condurrà all’azienda che potete diventare. 

Lo stile di IT Distribuzione è quello consulenziale, di chi ha già fatto questo cammino personalmente e si sente pronto a condividere l’esperienza rispettando i vostri tempi, mostrandovi in anticipo qualche insidia e facendovi evitare strade chiuse in favore di percorsi più lineari. 

Non esiste la digitalizzazione perfetta, ma può esistere sicuramente l’esperienza digitale più giusta per la vostra azienda che passa attraverso un’esperienza software sviluppata su misura, che pur innovando il modo di “fare le cose” rispetti il vostro modo di lavorare, persino quello dei sostenitori del “abbiamo sempre fatto così”.

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