Per chi lavora nel settore IT e software i vantaggi dei dati digitali sono indiscutibili: rappresentano l’aria che respiriamo tutti i giorni e privarsene sarebbe la nostra fine.
Nel nostro quotidiano però ci confrontiamo spesso con imprenditori che non hanno ancora toccato con mano i benefici, soprattutto economici, di una trasformazione digitale della loro azienda che li proietti seriamente verso l’obiettivo impresa 4.0.
E badate bene, quando parliamo di trasformazione digitale delle imprese non intendiamo limitarci all’uso di strumenti come Word ed Excel.
Dati e informazioni in azienda creano conoscenza.
Ogni qualvolta in azienda si avvia un progetto, più o meno complesso, vengono attraversate diverse fasi che richiedono nella stragrande maggioranza dei casi la comunicazione tra diverse parti, con scambio di dati e informazioni di varia natura.
Durante questo processo di avanzamento verso l’obiettivo finale i dati e le informazioni elaborate non contribuiscono solo al completamento del progetto, ma anche alla creazione di una base di conoscenza sia per la singola persona che per l’intera azienda.
Questa base di conoscenza però può avere diversa natura ed efficacia in base a come sono stati gestiti dati e informazioni:
- cosa succede se questi dati e informazioni non sono gestiti in modo efficiente e si disperdono in appunti cartacei (o digitali) o su supporti pur digitali ma non organizzati e condivisi?
- quali tracce tangibili di quel progetto di successo iniziale sono rimaste a disposizione dell’azienda?
- quali informazioni sono rimaste in merito alle attività che sono state più funzionali al raggiungimento dell’obiettivo finale, e a quali altre fasi invece sarebbe stato meglio evitare di approcciarsi perché rivelatesi fallimentari alla riuscita del progetto?
- le persone che, in prima persona, si erano occupate del progetto sono ancora in azienda? E se fortuna vuole che così sia, saranno in grado di replicare efficacemente tutte le fasi del progetto?
Troppo spesso nelle piccole aziende assistiamo a situazioni in cui il tempo impiegato a raccogliere le informazioni utili e ripercorrere le fasi che hanno portato il successo di un progetto passato è sproporzionato rispetto all’entità stessa del nuovo progetto da avviare.
Il tempo che dipendenti, collaboratori e consulenti impiegano per reperire le informazioni che non sono immediatamente disponibili è denaro che l’azienda spende senza avere un reale risultato. Se a questo aggiungiamo il fatto che agli occhi dei nostri clienti (o potenziali) potremmo risultare non strutturati e non competenti, rischiamo di subire anche un danno di immagine.
Il vantaggio dei dati digitali in ottica di miglioramento continuo.
Diventare una impresa 4.0 significa raccogliere informazioni su come si lavora, osservare, analizzare ed utilizzarle per il miglioramento continuo.
I dati digitali sono uno strumento essenziale per raggiungere questo obiettivo. La loro raccolta e analisi consente di identificare le aree con maggiore necessità di miglioramenti e, successivamente, fornisce informazioni su come implementare soluzioni appropriate.
Grazie a questo sistema è possibile ottenere una maggiore efficienza nella gestione delle risorse, una migliore comprensione dei processi o, per esempio, una più accurata pianificazione della produzione. Un altro vantaggio dei dati digitali è la possibilità di creare report dettagliati in tempo reale che possono essere utilizzati per monitorare l’andamento dell’impresa nel tempo e prendere decisioni strategiche a breve termine.
La gestione dei dati digitali offre anche una visione più completa del mercato in cui opera l’impresa. Questo è particolarmente vero nell’era della digitalizzazione, dove la quantità di informazioni disponibili sul consumatore è in continua espansione. L’analisi dei dati di vendita può fornire una direzione su come modificare prodotti ed offerte per soddisfare le esigenze del cliente.
Quanto detto evidenzia che una gestione più efficiente di diverse aree e processi aziendali abbia anche un risvolto economico: una migliore gestione del magazzino o della produzione porta con sé per esempio risparmi sui materiali utilizzati o nei tempi di produzione che si riflettono immediatamente in un inferiore costo del prodotto.
Risparmi “vivi” che vanno a contribuire e ripagare gli investimenti in digitalizzazione.
Attenzione però a non lanciarsi in un processo di digitalizzazione dell’azienda pensando che acquistando un software si possa chiudere la partita in poco tempo e con poco sforzo.
Un software da solo non abilita la trasformazione digitale.
Quando si pensa a un’impresa 4.0 spesso ci si ferma all’adozione di un software pensando alla digitalizzazione di dati o archivi, ma l’obiettivo vero, quello strategico, è l’utilizzo dei dati che gli strumenti digitali permettono di raccogliere, per storicizzare e aggregare queste informazioni con lo scopo di dare loro nuovi significati.
I dati digitali sono infatti una risorsa preziosa per le aziende, perché forniscono informazioni approfondite e dettagliate su passati, presenti e futuri scenari di riferimento. Il vantaggio dell’utilizzo dei dati digitali risiede nella capacità di trasformare le informazioni in quella base di conoscenza persistente in azienda che permette di prendere decisioni più rapide e più accurate.
Lo strumento software che si andrà a utilizzare potrà quindi contribuire a sfruttare i vantaggi dei dati digitali solo se sarà dotato delle caratteristiche per adattarsi ai processi esistenti dell’azienda, non viceversa, in modo da contribuire attivamente alla creazione di un vantaggio competitivo per l’impresa e al suo successo sul mercato.
