Il software di gestione manutenzioni, quando lo strumento è l’ultimo passo.

gestione manutenzioni

La gestione manutenzioni nelle aziende, siano esse di piccole o grandi dimensioni, dalla minuscola macchina di assemblaggio al mastodontico impianto di verniciatura, è ormai da tempo argomento di ampie discussioni in ambito software.

Navigando sul web si trovano decine di aziende che propongono la loro soluzione, e più o meno tutti parlano di come il loro software per la gestione delle manutenzioni possa aiutare a ottimizzare tempi, costi e informazioni.

Mi permetto di dire che, al giorno d’oggi, se un software è progettato e sviluppato secondo i sacri crismi, quelli sopra citati sono obiettivi minimi che uno strumento di questo tipo deve raggiungere.

Un po’ meno scontata invece è la consapevolezza che l’azienda cliente ha, nell’acquistare un gestionale manutenzioni, in termini di “commitment” del personale a cui lo strumento finirà in mano.

Mi passa il responsabile della gestione manutenzioni?

milena 05 bn

Sono una commerciale, una venditrice e mi occupo da sempre di tecnologia. Credetemi quando vi dico che è un ruolo difficile da gestire perché dai colleghi veniamo visti come quelli che guadagnano di più facendo di meno, e dai clienti siamo spesso percepiti come quelli che non sanno niente ma vogliono insegnare.

Io in questo lavoro ci sono nata, con questa attitudine e passione. Il contatto con le persone e la costruzione di relazioni che durano nel tempo sono alla base del mio modo di approcciare i potenziali clienti; la conoscenza della materia e la convinzione che quello che propongo sia una soluzione software di qualità sono i mattoni su cui si fonda la sicurezza con la quale mi propongo.

Al mio esordio da commerciale mi sono trovata davanti dei lunghissimi elenchi (letteralmente gli elenchi del telefono) che avevo il compito di contattare per presentare l’azienda e le soluzioni che offrivamo.

Ho fatto decine di telefonate senza anima e povere di contenuti, raccogliendo quasi sempre dei “nulla di fatto”. Ti dicevano di chiedere del “Responsabile Commerciale” piuttosto che del “Direttore marketing”, ma quasi sempre il centralino era l’unica figura con cui riuscivi a entrare in contatto. Ti dicevano che non erano interessati (senza nemmeno sapere a cosa), che erano già a posto con gli attuali fornitori (e chi ha mai detto che fossero fuori posto) oppure ti chiedevano di anticipare una mail all’indirizzo più generico possibile con la promessa che ti avrebbero contattato loro in caso di interesse.

Nel corso degli anni ho capito che se vuoi vendere devi conoscere e per conoscere devi studiare, osservare ed ascoltare. Parlare viene solo alla fine.

Se si vuole davvero fare un pezzo di strada insieme, allora ci si deve incontrare, si deve respirare la stessa aria. Quando vedi le persone svolgere il proprio lavoro, nel loro ambiente, con le loro persone puoi darti molte risposte. Ad esempio, non ci rimarrai male se quando li chiami ti fanno dire che in quel momento sono impegnati e ti richiameranno, perché saprai che magari stanno facendo un intervento di manutenzione su una linea di produzione e non possono interrompersi.

Nel mio lavoro Linkedin si rivela una risorsa di valore e proprio lì ho approcciato alcuni responsabili di gestione manutenzioni, non per una tentata vendita ma in primo luogo per capire di cosa parlano, cosa e se pubblicano on line, quali sono gli argomenti che stanno loro a cuore ed in generale come sta evolvendo il mondo della manutenzione rispetto all’avanzare del digitale.

Il software gestione manutenzione in Utengas: da Excel a Narnia… o Gilda?

Proprio su Linkedin sono venuta in contatto con Utengas, con i cui responsabili c’è stata empatia fin dal primo incontro via web.

L’azienda, dimostratasi fin da subito pronta al cambiamento e all’innovazione tecnologica, ha accettato la proposta di un percorso totalmente personalizzato per automatizzare e insieme ottimizzare i processi produttivi e la gestione manutenzioni dei loro impianti di fornitura di gas alimentare, tecnico, medicale e per subacquei.

Lo strumento Excel fino ad ora utilizzato come software per la gestione della manutenzione degli impianti si era rivelato non più idoneo, facendo nascere l’esigenza di un avanzamento tecnologico che portasse l’azienda ad essere a tutti gli effetti un’Impresa 4.0.

Maggiore efficienza, migliore e più sicuro ambiente di lavoro, innovazione, attenzione all’ambiente e crescita del business erano alcuni dei principali obiettivi dell’azienda.

Il progetto ha riguardato la realizzazione  di una web application completamente personalizzata, sviluppata partendo dal framework Gilda, integrata con gli strumenti informatici già presenti in azienda, ove possibile, e la formazione del personale di Utengas srl alle nuove tecnologie e al loro utilizzo.

Ma allora perché Narnia?

Gilda è la tecnologia di IT Distribuzione che utilizziamo per costruire le applicazioni dei nostri clienti, che ogni volta quindi dà vita ad un software diverso.

Per questo motivo ad ogni nuovo progetto invitiamo il cliente a battezzare in modo esclusivo la propria applicazione. Darle un nome significa darle un’identità, un ruolo, un po’ come se fosse un nuovo/a collega che arriva in azienda e con il quale collaborare. A volte vengono lanciati dei piccoli contest, altre volte invece il nome è già lì, nell’aria.

Narnia per il team di Utengas era quella cartella condivisa nella quale venivano salvati tutti i file excel su cui si raccoglievano ed analizzavano i dati di produzione e per la gestione manutenzione impianti.

Per qualcuno sono solo dettagli, per noi sono parte di un percorso che non contempla solo l’obiettivo di “rilasciare” l’applicativo, ma fare in modo che il gestionale manutenzioni sia effettivamente compreso, utilizzato e contribuisca a far lavorare meglio le persone direttamente o indirettamente coinvolte in questi processi.

software gestione manutenzione

Il coinvolgimento delle figure chiave del processo di gestione manutenzioni

La realizzazione del gestionale manutenzioni in Utengas ha seguito quelle che per noi di IT sono le imprescindibili fasi del processo di digitalizzazione: pianificazione, analisi, strategia, oltre ovviamente allo sviluppo vero e proprio, ma anche formazione del personale che andrà ad utilizzare lo strumento.

Durante l’intero sviluppo, infatti, il personale coinvolto nei diversi processi viene formato “sul campo” all’utilizzo del nuovo applicativo. L’obiettivo è quello di creare confidenza con l’applicazione in modo progressivo, far sì che l’inserimento delle singole informazioni sia in carico alle persone che le gestiscono e soprattutto raccogliere i feedback utili al proseguimento del progetto sulla via corretta.

Quando proponiamo ad un’azienda di scegliere un progetto di sviluppo software personalizzato, sappiamo che stiamo chiedendo uno sforzo di immaginazione e un atto di fede.

Una volta partiti, l’idea comincia a prendere forma e diventa chiaro per tutti che è un lavoro di squadra: noi disegniamo i diagrammi dei processi quando loro ce li raccontano o ce li mostrano, noi scriviamo centinaia di righe di codice per rendere digitali le loro procedure. Ogni input per il nostro lavoro viene “dal campo”, da chi oggi fa con uno strumento e domani dovrà fare meglio, più in fretta e in modo più sicuro con un nuovo software.

Il successo del progetto Narnia ha quindi confermato che di per sé lo strumento software manutenzioni crea valore aggiunto solo se il lavoro a monte su persone e processi è stato fatto perseguendo non solo obiettivi di business, ma anche di benessere degli individui che operano quotidianamente in azienda, e che per primi devono comprendere e usare efficacemente quanto è stato realizzato.

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